ExpoGenie

Achtergrond van de klant

ExpoGenie kwam bij ons terecht nadat ze begin 2025 reageerden op een van onze cold emails. Ze hadden een sterk product dat een echt gat in de evenementenbranche opvulde, maar hun salesoperatie was volledig handmatig. 

Ze hadden een driekoppig onderzoeksteam in Pakistan dat elke dag bezig was met het doorzoeken van evenementengidsen, het doorklikken naar websites, het kopiëren van gegevens naar spreadsheets en het versturen van zo'n 30 e-mails op een goede dag. 

Ze hadden nog nooit gehoord van Clay, outbound automation of tools die hun trage, arbeidsintensieve proces konden veranderen in iets schaalbaars. Het product was solide. De groeimotor was dat niet.

De uitdaging

Het kernprobleem van ExpoGenie was simpel: hun salesproces kon de omvang van hun markt niet bijbenen. 

Evenementengidsen zoals 10times tonen duizenden evenementen, en hun team kon met drie personen slechts zo'n 30 evenementen per dag onderzoeken en benaderen. 

In dat tempo zou het maanden duren om een fractie van één enkele gids door te werken, laat staan hun volledige doelgroep te bereiken. Elke prospect vereiste meerdere stappen van handmatig spitwerk. 

Het team moest controleren of evenementen sponsors hadden, exposanten tellen, uitzoeken wat het organiserende bedrijf was, de juiste contactpersoon vinden en vervolgens een e-mail schrijven met nauwelijks nog energie voor personalisatie. 

Het resultaat was een lage output, lage responspercentages en stagnerende groei, terwijl concurrenten hen voorbijstreefden.

Onze oplossing

We hebben een end-to-end geautomatiseerd outbound-systeem gebouwd dat de handmatige kwalificatielogica van ExpoGenie op grote schaal nabootste. 

Met behulp van Clay hebben we scrapers opgezet om evenementen uit meerdere gidsen te halen. Vervolgens analyseerden we automatisch de website van elk evenement om te controleren op de aanwezigheid van sponsors, exposanten te tellen en te detecteren welke plattegrondtechnologie ze gebruikten (pdf versus interactief). 

Dat laatste detail was een slimme strategische laag: pdf-plattegronden wezen op een ouderwetse werkwijze die perfect was voor het platform van ExpoGenie, terwijl interactieve plattegronden lieten zien dat er al een concurrent actief was, wat om een andere boodschap vroeg.

Van daaruit identificeerde ons systeem het organiserende bedrijf achter elk evenement, vond de juiste beslissers met behulp van verrijkingstools, verifieerde elk e-mailadres en genereerde gepersonaliseerde outreach. 

Het hele proces draaide op de automatische piloot. Binnen 72 uur na de lancering van de eerste campagne kwamen de eerste gekwalificeerde reacties al binnen.

Resultaten

• 55 gekwalificeerde leads gegenereerd via volledig geautomatiseerde outreach in de eerste drie maanden van onze samenwerking.

• 30% of ExpoGenie’s totale leadinstroom was afkomstig uit ons systeem, wat gelijkstaat aan jaren van handmatige salesinspanningen in één enkel kwartaal.

• De eerste gekwalificeerde reacties binnen 72 uur na de lancering van de campagne, vergeleken met weken onder hun eerdere handmatige aanpak.

• Volledige marktdekking op grote schaal, door systematisch duizenden evenementen te bereiken waar hun team van drie personen handmatig nooit doorheen had kunnen komen.